PME / TPE, pourquoi abandonner la gestion de stock par Excel pour un TMS qui va booster votre rentabilité ?

Dans le monde des petites et moyennes entreprises (TPE / PME), la gestion des stocks est un défi constant. Face à ce défi financier et de ressources humaines, traditionnellement, de nombreuses entreprises se sont appuyées sur des outils comme Excel pour gérer leurs stocks.

Dans cet article, nous allons voir en quoi utiliser Excel est en réalité un frein à la productivité de votre entreprise en constante évolution. Nous étudierons la piste d’un système de gestion du transport (TMS) comme alternative pour une gestion de stocks optimisée et une rentabilité boostée.

PME / TPE : qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est un aspect crucial de la gestion d’entreprise, quelle que soit sa taille.

Elle implique le suivi et la gestion des biens et des produits que l’entreprise a en stock.

Elle inclut donc aussi bien les biens en approvisionnement que ceux prêts à l’expédition vers les clients.

C’est une gestion qui comprend :

• l’inventaire,
• le suivi des niveaux de stock,
• la gestion des coûts,
• l’analyse des ventes
• et l’utilisation de logiciels de gestion des stocks.

Une gestion efficace des stocks aide :

• à réduire les coûts,
• à améliorer l’efficacité,
• et à augmenter les profits.

C’est particulièrement important pour les TPE et PME où une bonne gestion des stocks peut avoir un impact significatif sur la santé financière de l’entreprise.

En effet, dotée de ressources financières et humaines moindres qu’une entreprise de plus grande taille, une entreprise plus petite se doit d’optimiser au maximum ce stock pour éviter :

• de l’argent dormant d’une part,
• et la course aux approvisionnements manquants en cas de flux tendu par exemple.

Les deux extrêmes du surstockage et du sous-stockage s’avèrent délicats pour les TPE / PME.

Assurer une gestion des stocks en temps réel en adéquation avec son domaine d’activité est crucial.

Gestion des stocks par Excel : une facilité illusoire ?

Le logiciel Excel a l’énorme avantage d’être connu de tous, appartenant depuis des décennies à la suite bureautique Microsoft.

Dans une première approche de facilité, certaines TPE et PME utilisent ce tableur pour suivre la gestion de leurs stocks, y percevant déjà une vive avancée sur la gestion en mode classeur papier. Est-ce votre cas ?

La gestion des stocks par Excel dans une TPE ou une PME peut être réalisée de plusieurs façons.

En voici un exemple :

• un premier onglet constitue la base de vos produits, une ligne par item en approvisionnement et en expédition,
• un deuxième onglet en guise de journal de stock,
• un troisième pour l’état des stocks au jour de la saisie sur Excel.

Bien entendu, il existe différents modèles de feuilles de calcul Excel, utilisant pour certaines une gestion logicielle complexe (tableaux dynamiques, etc.).

Il apparait rapidement que la saisie manuelle de chaque ligne dans chaque onglet s’avère rapidement fastidieux, chronophage et source d’erreur.

De plus, utiliser le même fichier Excel simultanément par deux opérateurs mène rapidement à des conflits informatiques pour sauvegarder la bonne version, à jour, du fichier.

En plus de cela, ce système n’est pas lié à votre logiciel de facturation… Il faut donc saisir les informations du système de gestion comptable sur la feuille Excel et vice-versa…

Au sein d’une TPE / PME où chaque heure « salarié » est optimisée, ces opérations de double tâche sont contre productives.

La facilité de l’accès au tableur Excel se trouve rapidement compromise.

Trouver une alternative tout en conservant cet aspect simple d’utilisation et peu coûteux devient rapidement une évidence, d’autant plus lorsque des besoins d’automatisation impossibles avec Excel freinent la croissance de l’entreprise.

Détaillons ces facteurs limitants.

Gestion des stocks grâce à Excel : ses inconvénients rapidement limitants

Bien que Microsoft Excel soit une solution accessible et largement utilisée pour la gestion des stocks dans les TPE/PME, il présente certaines limites et inconvénients qui peuvent devenir plus apparents à mesure que l’entreprise se développe :

• une capacité de traitement de données limitée. La lenteur du logiciel Excel augmente lorsque le volume de données croît significativement sur la feuille de calcul. Cela devient rapidement problématique si votre liste de produits en entrée et en sortie de votre Supply Chain est longue. Ce long temps de traitement est non seulement source d’une baisse de productivité mais également source de stress face au risque de corruption informatique du fichier volumineux. La perte de donnée fatidique n’est pas loin !
• la difficulté à gérer des opérations complexes comme la gestion de plusieurs entrepôts, ou encore l’implémentation de la traçabilité détaillée.
• les risques d’erreurs humaines. Les saisies sont manuelles sur Excel… Avouons que malgré le professionnalisme de certain de vos employés, une faute de frappe, une entrée incorrecte ou une formule mal appliquée sont vite arrivées… Elles peuvent conduire à des inexactitudes dans la gestion des stocks.
• un manque notable de fonctionnalités avancées. Même si vous êtes un utilisateur chevronné d’Excel, vous allez manquer de fonctionnalités avancées nécessaires pour une gestion des stocks plus détaillée (gestion des numéros de série, gestion des codes-barres et des QR code, suivi en temps réel, alertes automatisées, etc.)
• une quasi-impossibilité à collaborer en temps réel. Soyons lucide, sur Excel, lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur le même fichier en même temps, des conflits surviennent aisément… La saisie rate ainsi des informations saisies par l’un ou l’autre. La coordination peut être compliquée.
• un manque inexorable de sécurité. En matière de sécurité des données et de confidentialité, le logiciel Excel n’est pas l’outil le plus adapté. Ce manque de sûreté mène rapidement à des failles pour votre entreprise.
• la croissance de l’entreprise freinée par les fonctionnalités d’Excel. À mesure que l’entreprise se développe, la complexité des opérations et des besoins en gestion des stocks augmente. Excel devient alors insuffisant pour gérer efficacement vos flux physiques entrants et sortants, sans parler des flux d’information !
• une intégration avec d’autres systèmes plus que limitée. Sur une chaîne logistique, la gestion des stocks nécessite une intégration en temps réel avec divers systèmes informatiques. Que ce soit le logiciel de comptabilité, la gestion des transports, la gestion des clients, etc., l’intégration est très complexe avec Excel.

Bien qu’Excel soit une solution pratique pour la gestion des stocks dans une TPE/PME, notamment lorsque l’entreprise débute, les limitations surviennent rapidement et vont ralentir la progression économique de l’entreprise.

L’idée d’une transition vers des solutions de gestion des stocks plus avancées s’avère alors intéressante à étudier.

Un des premiers outils qui vient à l’esprit est le TMS (Transport Management System) fortement utilisé dans les grands groupes.

Ce système est-il adapté à une TPE ou une PME ? La réponse est OUI sans équivoque.

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Généralement utilisé pour la gestion des opérations de transport et de logistique, un logiciel TMS (Transport Management System) semble être la solution digitale la plus complète pour votre gestion des stocks et la gestion de vos opérations de transport.

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Cet outil d’automatisation est évolutif et permet :

• l’intégration de l’ensemble des processus de gestion logistique. Cela favorise une communication fluide entre les différents services, y compris la gestion des stocks et des opérations de transport ;
• une automatisation évolutive en digitalisant de nombreuses tâches logistiques. On parle ici de la gestion des commandes et de la génération de rapports. Cela réduit les besoins humains ainsi que les risques de saisie ;
• le suivi en temps réel des stocks, des commandes, et des opérations de transport pour une prise de décision plus rapide et une meilleure visibilité sur l’ensemble de la Supply Chain ;
• la bonne gestion des fournisseurs et clients en centralisant les informations pour une coordination des approvisionnements et des livraisons optimisée ;
• la sécurisation des données avec des outils adaptés;
• et une évolutivité quasiment sans fin contrairement à Excel.

L’utilisation d’un outil TMS constitue le choix idéal pour solutionner les inconvénients et limitations de la gestion de vos stocks par Excel.

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